Relación con medios: cómo ayudar a periodistas ocupados a cubrir tu historia

La gestión de las relaciones con los medios de comunicación no es una ciencia exacta. No existe una fórmula mágica que garantice el éxito y, como bien sabemos en las agencias de marketing y comunicación, no hay mejor receta que el ensayo y error para aprender buenas prácticas que deberemos revisar periódicamente.

Sin embargo, en el último año sí se ha producido una tendencia común en este ámbito como respuesta a los cambios que las redacciones han sufrido en el último año. El sector de la comunicación ha tendido a ser más selectivo con las propuestas de colaboración a periodistas, algo que influye en la manera en la que las empresas transmiten su strorytelling y su estrategia de marca y, por tanto, a sus esfuerzos para consolidar su reputación corporativa y mejorar su posicionamiento orgánico mediante acciones de PR, entre otros. Principalmente, entendiendo que 1) los periodistas tienen menos tiempo y recursos y 2) que son menos receptivos a las propuestas de empresas y agencias.

Pero, ¿avalan los datos esta postura? Cada año, la plataforma de software de PR Muck Rack encuesta a cientos de periodistas para conocer cómo se informan y se relacionan con agencias y departamentos de comunicación. Para su última edición (2020), preguntaron a más de 2.400 periodistas y una de las conclusiones es que el 56% de los encuestados no ha cambiado su predisposición a responder o no a propuestas informativas tras la pandemia.

El resto se reparte equitativamente entre quienes hoy tienen más probabilidad de responder (22%) y quienes son menos receptivos (22%). Es decir, que en el escenario más optimista para quienes nos dedicamos a la comunicación, el 78% de los redactores es tan receptivo o más a propuestas de colaboración a cómo lo era antes de la pandemia.

Pero, ¿cómo podemos ayudar a los periodistas en su día a día?

Otra cuestión es que sea más fácil o difícil acceder a las redacciones por razones como el teletrabajo o (desgraciadamente) reducciones temporales (o no) de las plantillas. Los periodistas están más ocupados que nunca. Cada vez es más común que tengan menos tiempo para hablar en profundidad y hoy más que nunca es importante pulir nuestras habilidades de síntesis y, especialmente, de redacción de correos electrónicos, ya que, según el informe anteriormente citado, el 91% de los periodistas prefiere pitches de menos de 200 palabras y el 94% de los encuestados prefiere correos a llamadas.

Dicho esto, ¿cómo podemos adaptarnos a este escenario donde prima la inmediatez, la agilidad y la accesibilidad a la información? Aquí van algunos consejos:

1. Incluye, de manera ordenada, todo lo que el periodista pudiera necesitar en un mismo correo electrónico. Facilita el trabajo al redactor y piensa en él como en un partner. Sé selectivo: no le mandes todo lo que quieres que publique, sino lo que le ayudará a entender la historia.

2. Puntos de acción claros: simplifica el proceso y ahorra tiempo. Si vas a proponer una entrevista, no dejes que el periodista se complique pensando cómo llevarla adelante: dale opciones, franjas horarias, etc. Que tan solo tenga que valorar si está interesado o no y decidir.

3. Lo bueno si breve… Antes de darle a “Enviar”, mira el correo, sin leer el contenido. ¿Es un bloque de texto estructurado, sucinto y que invite a leer? ¿Le has dedicado tiempo a pulirlo y resumir? ¿Invita a profundizar o todo lo contrario?

4. Prepárate a posibles preguntas: ten de antemano material extra para ampliar información. Si piensas que a la hora de proponer una historia a un medio te pueden pedir información adicional, tenla preparada

5. Insiste (pero solo si es necesario). Está bien hacer un seguimiento, incluso puede ser de gran ayuda a aquellos periodistas que tienen poco tiempo o detectar problemas como correos que acaban en la bandeja de spam. Pero haz que cada interacción cuente y esté justificada. Llama o recuerda el correo solo si es estrictamente necesario, y dale al redactor tiempo para verlo. Salvo excepciones, no llames o escribas de nuevo el mismo día, sé considerado.

6. Olvídate de esta lista: ten la mente abierta a nuevos enfoques. Experimente y prueba nuevas maneras de abordar tu relación con medios (cambiar la hora en la que llamas o escribes, el tono, el formato y datos incluidos…). Si te ayuda, adóptalo. Si no, descártalo.

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