Parece una afirmación obvia, pero como lo obvio pasa casi siempre desapercibido, es conveniente insistir en ello. Sobre todo, después de un año como 2020 que tantos aprendizajes nos ha dejado en lo personal, lo laboral y como sociedad. En el terreno de la comunicación, por ejemplo, hemos aprendido que esta se abre paso a pesar de cualquier impedimento o barrera a través de nuevos canales, formas y formatos mientras haya una historia interesante que contar y alguien al otro lado que quiera escucharla.
Como muestra un botón…Durante 2020 solo en la división de comunicación financiera de Evercom hemos organizado cerca de 60 ruedas de prensa y encuentros virtuales con periodistas a través de cualquier plataforma que se nos pusiera a tiro y lo cierto es que el balance es más que positivo. Lo que un año antes nos hubiera dado más de un quebradero de cabeza, hoy se ha convertido en un formato útil, sencillo y efectivo. Ahora bien, las ruedas de prensa a golpe de click también encierran riesgos y facilitan cometer ciertos errores que en una rueda de prensa tradicional (y con tradicional nos referimos a presencial) no cometeríamos. ¿Qué debemos hacer igual y qué debemos evitar al organizar una rueda de prensa virtual? Lo resumimos en las siguientes 5 claves:
Cuida el escenario y los pequeños detalles
El mimo y el detalle con el que los profesionales de la comunicación organizamos una rueda de prensa en formato presencial sebe seguir vigente cuando, por elección o por obligación, la organizamos en formato virtual. Esto significa asesorar y supervisar previamente el lugar desde el que nuestros portavoces participarán en este encuentro procurando que su imagen en pantalla transmita orden y limpieza, así como evitando que haya elementos decorativos que distorsionen la atención de los periodistas o que lancen mensajes indeseados.
La imagen personal es igual de importante
Nunca se nos ocurriría acudir a una rueda de prensa en pijama, chándal o ropa de estar en casa, ¿verdad? La misma regla debemos aplicar a las ruedas de prensa virtuales. Si bien es cierto que podemos admitir cierta flexibilidad en cuanto a la vestimenta, nuestra imagen personal debe estar cuidada de la misma forma que lo haríamos en una rueda de prensa tradicional.
¡En una rueda de prensa virtual también hay corrillos! Identifícalos
¿Creías que con una rueda de prensa virtual los corrillos con los periodistas y las conversaciones off the record habían desaparecido? Pues no, siguen existiendo lo que sucede es que hay que saber identificarlas. ¿Sabes esos minutos de cortesía hasta que todos los asistentes se conectan a la videollamada y se habla “off the record” de lo divino y lo humano? ¡Pues ahí están los corrillos virtuales!
Ojo con las interrupciones exteriores
Todos recordamos la viralizada entrevista a un profesor en la BBC interrumpida por un bebé en tacataca y su madre al rescate. Las interrupciones pueden ser divertidas y aportar un toque humano y natural a un encuentro profesional. Con todo, la mejor opción desde el punto de vista de la comunicación es evitar que se produzcan y para ello, la mejor recomendación es cerrar la puerta y avisar a nuestro entorno para que nadie (ni el perro ladrando) interrumpa durante el tiempo que dure el evento.
Un detallito a domicilio puede marcar la diferencia
Nos han ahorrado tiempo en desplazamientos, pero las ruedas de prensa virtuales también nos han dejado si el momento del café y el croissant que tanto nos gusta. Pero, ¿y si se lo enviamos al periodista a su casa y puede disfrutar de él mientras se conecta a la rueda de prensa? Si, además, el packaging es corporativo y/o añadimos algún regalito le transmitiremos el mensaje de que una rueda de prensa virtual es igual que una tradicional…o incluso mejor.
Ana Llorens | Consultora de Comunicación Financiera
