Los eventos con medios de comunicación son una de las bases del trabajo de relaciones públicas, aunque es muy importante distinguir cuándo es necesario organizar uno o cuándo es mejor utilizar otras técnicas para comunicarnos.
El objetivo de una rueda de prensa es conseguir una interacción de los periodistas con nuestra marca o producto, y hacerlo de forma que transmita sus valores de forma amena.
NO ABUSAR DE LAS CONVOCATORIAS DE PRENSA
Más allá del envío de materiales y del contacto constante con los periodistas que llevamos a cabo desde una agencia de comunicación, las ruedas de prensa nos permiten interactuar con estas personas cara a cara, hablarles sobre nuestras marcas y permitirles experimentar con ellas. Por ello, a menudo las agencias podemos tender a abusar de este tipo de eventos, ya sea por exigencias del cliente o por sobreestimar los mensajes de la marca, y eso puede llevarnos a saturar a los periodistas y posicionarlos en contra de la compañía que representamos. A pesar de sus múltiples ventajas, un evento debe organizarse sólo cuando lo que se quiere comunicar va a beneficiarse de la presencia personal, tanto de los portavoces de la compañía como de los periodistas.
Antes de decidirnos a organizar un evento, debemos preguntarnos ¿transmitiremos algún mensaje que no pueda darse de ninguna otra forma? ¿Supondrá un valor añadido para los periodistas acudir al evento? Si ambas preguntas tienen respuestas afirmativas, podremos plantearnos la organización, asegurando el éxito de la convocatoria.
periodistas en una rueda de prensa
Según la Asociación de Prensa de Madrid, desde 2008 se han destruido casi 12.000 puestos de trabajo en medios de comunicación, lo que provoca que los periodistas lleven una elevada carga de trabajo; es importante tener en cuenta la limitación del tiempo con el que cuentan para poder escaparse de redacción y acudir a la rueda de prensa de una compañía.
FACTORES QUE DEBEMOS VALORAR
- Puntualidad: el evento debe empezar siempre a la hora prevista en la invitación.
- Duración: en caso que haya una parte de presentación y otra más relacional, es importante que la primera parte no dure más de lo necesario. Aquellos periodistas que quieran ampliar información podrán quedarse más tiempo, mientras que los que tengan que irse podrán hacerlo habiendo escuchado la información más importante.
- Ubicación: en las presentaciones a medios, siempre que sea posible, escogeremos espacios céntricos y con buen acceso para facilitar la llegada.
Una vez tenemos claras las premisas básicas, es importante definir el tipo de rueda de prensa o presentación que queremos hacer, en función de la noticia o producto presentado, de la previsión de asistencia que tenemos y del tipo de mensaje que queremos dar. Así, si presentamos resultados económicos de una compañía, el formato clásico de rueda de prensa con los ponentes en un estrado y los periodistas sentados en escuela es el más adecuado, ya que encaja con el tipo de mensaje que se transmite. En cambio, si trabajamos para una marca joven, que quiere transmitir un mensaje más cercano, un formato desayuno, con los periodistas y los ponentes alrededor de la misma mesa mientras desayunan o comen, puede ayudarnos a crear un clima de confianza con ellos y a que los mensajes se reciban de forma más distendida.
En resumen, una rueda de prensa o cualquier evento con medios de comunicación puede ser una oportunidad para interactuar con los periodistas y mostrarles quién hay detrás de las marcas, pero debe hacerse sólo cuando es necesario para proporcionar información relevante a los periodistas y evitar saturarlos.
Gemma García Farreras es Consultora en la División de Consumo & Salud
