25 herramientas para gestionar a toda la plantilla en la nueva normalidad tras la Covid-19

Que nada volverá a ser como antes de esta pandemia se ha convertido en un mantra para el espectro social, político, económico y también empresarial. De hecho, a nivel empresarial, la decisión del Gobierno de prorrogar el carácter preferente del teletrabajo, siempre que sea posible, hace ahora que la modalidad de teletrabajo cobre máxima prioridad.

Tras más de dos meses y medio de estado de alarma, se hace patente que la puesta en marcha del teletrabajo en el grosso del tejido empresarial (la metodología, herramientas utilizadas o la coordinación previa -a nivel interno y junto al equipo de IT-) ha pasado a ser la base sobre la que poder seguir realizando un trabajo igualmente eficaz. Porque se trata de eso, de seguir ofreciendo el mismo servicio y la misma calidad. El camino a recorrer ha sido el mismo para todas y las preguntas que en un inicio estaban llenas de dudas, ¿Cómo afrontar este reto?, ¿Qué tipo de herramientas necesitaré?, etc. se han ido despejando para superar en mayor o menor medida el insólito desafío de gestionar a toda su plantilla en remoto.

Tras esa fase inicial, ahora las preguntas son otras: ¿Cómo mejorar? ¿Cómo ser más eficientes en nuestra gestión? ¿Qué herramientas me ayudarán a conseguir diferenciarme? ¿Cuáles potenciarán mi productividad? ¿Cuáles me resultarán más útiles para mi objetivo dentro de la gran oferta que existe? Cuestiones que trataremos de dar respuesta en este post con el fin de que sepas que hay opciones más allá de Teams, Skype o Zoom  por decir algunas de las más conocidas.

Así como no todos los que teletrabajan se dedican a lo mismo, no todas las herramientas disponibles tienen que ser útiles o interesantes para todos; dependerá del trabajo que tenga cada uno, más allá de aquellas comunes que nos sirven para lo esencial, como comunicarnos e interactuar interna y externamente.

• Herramientas para la gestión de empleados

¿Qué es lo que se debería buscar idealmente en un sistema de gestión de empleados? Que fuese fácil de usar, tenga capacidad de generar informes personalizados, proporcione análisis de varios parámetros de rendimiento, se pueda personalizar en función de las necesidades y se integre fácilmente con otras herramientas de terceros que utilicemos. Una vez tenemos esto claro, hay muchas de lo más variadas, incluso para motivar a los empleados como HiStaff que se define como la herramienta que “da la oportunidad de aumentar el porcentaje de felicidad y disfrute de su personal y, como resultado, traer la productividad a su espacio de trabajo.” Algunas de los que puedes utilizar para mejorar la gestión son Bizneo HR, una de las más destacadas y utilizadas por grandes entidades o Factorial

• Herramientas para reuniones y chats grupales

Comunicarnos de forma fluida es esencial para agilizar y coordinar el trabajo interno como externo con los clientes. ¿Qué herramientas me proporcionan esta capacidad a nivel profesional? Porque sí, sabemos que puedes escribir un WhatsApp o coger el móvil y llamar pero, seamos prácticos y del siglo XXI 😉 Teams, Slack y Hangouts suelen ser las que ocupan el 90% del mercado en este sentido y cumplen con todo lo necesario pero hay otras como Discord que combina las características de los programas más utilizados, como Skype y Slack. Es muy conocida y utilizada por gamers porque cumple con lo esencial de comunicarse por voz, vídeo y texto. Como adelantaba, además de Teams o Zoom, existen otras como WebEx, una herramienta similar a Zoom. Además de ayudarte con el teletrabajo, tiene soluciones específicas para webinars, meetings abiertos al público, formaciones y soporte en remoto. También destaca Jitsi Meet, una herramienta multiplataforma gratuita que permite hacer videoconferencias grupales a través de Internet. No vas a necesitar instalar nada ni crearte una cuenta para utilizar Jitsi en tu navegador a través de su cliente web, y si utilizas móvil tiene aplicaciones para Android y para iOS, así como integración con Slack. Otras igual de útiles son: GoToMeeting o BlueJeans recientemente fue adquirida por Verizon y cuyo servicio se integra con otros de uso empresarial como Skype Empresarial, Teams, Workplace de Facebook, Google Calendar o Slack.

• Herramientas de colaboración y organización de nuestro trabajo

Las herramientas colaborativas  y sobre todo las de organización nos servirán para facilitar la comunicación entre los distintos miembros de un mismo proyecto, organizar plazos para realizar tareas y hacer un seguimiento del estado de las mismas. En definitiva, nos permitirán ahorrar tiempo y esfuerzo y, a la larga, dinero. De las más conocidas y utilizadas destacan Asana, que además es gratuita para equipos de hasta 15 personas o Trello, un gestor de tareas de Atlassian que viene a sustituir el corcho o pizarra de toda la vida y a los post-it que lo acompañan. Para trabajar y colaborar en documentos y espacios compartidos la estrella sin duda es Google pero hay otras que también pueden cumplir la función en mayor o menor medida como OneNote, ConceptBoard, GoVisually, InVision, Miro o ClickUp, ésta última con un aspecto muy cuidado y utilizada por las grandes corporaciones.

• Otras herramientas de teletrabajo

Como adelantábamos anteriormente, no todos nos dedicamos a lo mismo, por lo que no todas las herramientas disponibles tienen que ser útiles o interesantes para todos. Por eso, en esta sección destaco algunas menos comunes y curiosas. Por ejemplo, más allá de Canva o Infogr.am para los no expertos, también existe Designspiration -para los que saben qué hacer y cómo y buscan soporte que estimule sus nuevas ideas- que en esencia es un repositorio de ideas de diversos campos con el objetivo de inspirar. Además, cuenta con una característica bastante interesante y es que en Designspiration las personas pueden hacer búsquedas bien sea por palabras claves o por colores (se pueden escoger hasta 4), lo que puede ser bastante útil a la hora de definir una paleta para un proyecto o ver distintas aplicaciones de color. Otra destacada es Gomoodboard, que te permite plasmar imágenes en una plantilla comenzando desde 0 o en plantillas previamente diseñadas. Igual de útil resulta Adobe Color CC para buscar y crear nuevas combinaciones de colores de acuerdo al diseño o estilo

En definitiva, debemos saber que el COVID-19 cambiará nuestra experiencia de vida y nos hará afrontar nuevos retos desconocidos y ahí la experiencia generada con el teletrabajo en equipo bien organizado, con buenas prácticas de gestión y colaboración marcará una nueva era en las relaciones laborales y las tareas para las empresas que se sumen a esta evolución.

Belén León García | Ejecutiva de cuentas senior en Comunicación Financiera