La naturalización del protocolo o cómo huir de la rigidez en un evento
El protocolo, una herramienta clave en la organización de eventos, está socialmente devaluado a día de hoy, ya que se percibe como un gasto fácilmente suprimible. Esto se debe a que, cuando hemos oído hablar de protocolo, hemos caído en la tentación de imaginar un conjunto de estrictas normas de actuación más propias del pasado que del momento actual, y las hemos relacionado únicamente con los grandes actos palaciegos organizados por Casas Reales o altas instituciones del Estado. Sin embargo, lo importante es asumir ese concepto, hacerlo nuestro y conocer el modo de aplicarlo en cualquier tipo de evento que organicemos, bien asistan cargos institucionales, bien sea un acto de carácter empresarial o incluso uno reducido al ámbito privado.
Las normas de protocolo tienen que ser entendidas como una herramienta fundamental de la que hacer uso y que nos van a ayudar a comunicar mejor los objetivos definidos, propósito último de todos los eventos que se organizan. Nos va a permitir también, de forma sutil y prácticamente desapercibida, difundir una imagen corporativa en clave positiva y armoniosa de la empresa o institución.
En este contexto, es fundamental conocer la forma correcta de redactar una invitación y de dar el tratamiento adecuado a cada uno de los invitados. Asimismo, se debe conocer bien el papel que juega un anfitrión, definir un correcto recibimiento de los invitados, establecer un orden de precedencias en la colocación de los mismos, concretar el orden correcto en los discursos que se puedan ofrecer y saber cuándo y cómo utilizar determinados símbolos, como banderas o himnos. Hay que ser conscientes de que en todo momento se está comunicando.
En el momento actual que vivimos, el protocolo debe ser entendido como una herramienta de comunicación transversal a todos los eventos, pero no estática. Conocidas las normas protocolarias, debemos ser capaces de adaptarlas a los objetivos que en cada caso persigamos: lejos de la rigidez que puedan promover, debemos ser capaces de humanizar dichas normas y hacer un uso creativo de ellas, a fin de que permitan, por encima de todo, hacer que un acto transcurra de la forma más natural posible.
Alicia Lecha es Ejecutiva de Cuentas en la división de Corporativo & Asuntos Públicos
