La comunicación interna, tu aliado para abordar los nuevos escenarios laborales

Probablemente, en un futuro no muy lejano, seamos testigos de un aluvión de ensayos sobre cómo la pandemia de la COVID-19 transformó el trabajo. Mientras millones de empleados han convertido sus casas en despachos, los expertos ya están vaticinando la muerte de la oficina, una nueva era de horarios flexibles y éxodos masivos de las ciudades. Queda por ver si estas predicciones son ciertas. Mientras tanto, las rutinas diarias de los trabajadores han cambiado. Sin embargo, esta alteración del lugar de trabajo no ha sido del todo beneficiosa. Diseñar un plan de comunicación interna ad-hoc para la compañía se presenta obligatorio.

Según un estudio realizado por investigadores de la Harvard Business School, los empleados han asistido a más reuniones telemáticas, enviado más correos electrónicos y dedicado más horas desde que se produjo la transición de la oficina a casa en marzo. Los investigadores analizaron datos de más de 3 millones de personas de 16 ciudades de América, Europa y Oriente Medio. Su descubrimiento fue que la cantidad de reuniones a las que asiste un trabajador promedio ha aumentado en un 13%. La media de personas que participaron en una reunión también ha aumentado un 13,5%. Esto se debe a que las videoconferencias, a diferencia de las reuniones de oficina, no están limitadas por el espacio. Entre estas conclusiones destaca que los encuentros fueron más breves, concretamente 12 minutos de media, un 20% menos de tiempo.

Seguramente se piense que quitarse los viajes de ida y vuelta a la oficina es sinónimo de ahorro de tiempo. Por desgracia, los investigadores de la Universidad de Harvard se dieron cuenta de que no era así. De hecho, determinaron que las horas de trabajo han aumentado para absorber esos minutos adicionales. El estudio demuestra que de media se ha trabajado cerca de 48,5 minutos más cada día.

¿Está tu equipo preparado para el teletrabajo?

En este contexto muchas empresas se arriesgan a que sus empleados sientan que están trabajando más y que no desconectan. Las empresas deben plantearse un doble reto: por un lado, el laboral; y por otro, el social. En este sentido, la comunicación interna se convierte en el aliado clave de cualquier compañía. No hay que olvidarse que con el teletrabajo el empleado pierde esos momentos de la vida cotidiana y puede caer en la deshumanización de las relaciones sociales. Por ejemplo, la diferencia entre hablar con una persona a través de una pantalla, o hacerlo físicamente. Establecer una estrategia de comunicación interna adecuada permitirá mantener motivado, implicado y, sobre todo, informado a un equipo disperso. Además, podrás abordar fácilmente las consecuencias negativas que surjan de trabajar de forma telemática.

El objetivo de la comunicación interna es garantizar que los empleados trabajen hacia un objetivo común con una idea clara. Con el enfoque y las técnicas correctas, tiene múltiples beneficios. Entre otras cosas, fomenta la cultura de la empresa y hace que los trabajadores respeten los objetivos y las relaciones de la empresa.

El objetivo de la comunicación interna es garantizar que los empleados trabajen hacia un objetivo común con una idea clara.

¿Qué hay que tener en cuenta?

En primer lugar, es importante asegurar que las herramientas online están listas para ejecutar un plan de comunicación específico de la COVID-19. Para ello, es necesario movilizar al departamento de TI y proporcionarle recursos específicos para crear un sistema de trabajo remoto. El departamento de TI tendrá varias tareas a la mano además de simplemente configurar la plataforma. Por tanto, los líderes de los equipos deberán erigirse como responsables de la ejecución de tareas relacionadas con este proceso. Enseñar qué hacer en caso de encontrar fallos o interrupciones en el sistema, o investigar cómo TI puede mejorar su eficiencia, serán algunas de sus tareas. En situaciones de crisis, es responsabilidad de los líderes llevar a cabo un plan de gestión de crisis sólido y holístico.

Asimismo, también es importante mostrar cierta disponibilidad. A través de una videollamada, se transmite cercanía al empleado y permite compartir mucha información en poco tiempo.

Los empleados deben saber que pueden contar con la confianza de los líderes del equipo o departamento. Una buena idea, por ejemplo, es nombrar responsables con quien contactar en caso de que la cabeza visible no esté disponible. Así se garantiza un intercambio rápido de información y seguridad. Los boletines internos, o incluso los podcasts semanales, como hizo EY durante la pandemia, son herramientas muy beneficiosas para el empleado y fortalecen el sentimiento de pertenencia a la compañía.

Las empresas deben revisar periódicamente su plan de comunicación interna. Observar qué canales funcionan mejor, y descubrir qué ha sido útil y qué no, les ayudará en su estrategia. Se puede hacer, por ejemplo, realizando encuestas y recopilando comentarios del personal. Con esta información, los planes deben actualizarse para adaptarse a los cambios relacionados con la evolución del Coronavirus. No sabemos cuándo volveremos a la normalidad, muchas compañías ya se plantean seguir con esta fórmula unos cuantos meses más. Por tanto, posiblemente mejorar las comunicaciones durante esta crisis puede resultar crucial para el funcionamiento de la compañía.

Carlos Muñoz | Ejecutivo de cuentas BusinessComm